Eine neue Studie im renommierten Information Systems Journal (ISJ, VHB: A) beleuchtet die komplexen Herausforderungen der Digitalisierung in der Hochrisikoumgebung der Intensivmedizin. In einer engen wissenschaftlichen Kooperation untersuchten Forschende der Ruhr Universität Bochum und der Freien Universität Berlin die Nutzung kritischer Informationssysteme in der Akutpflege. Das Autorenteam rund um Pauline Kuss und Christian Meske analysierte dabei das Phänomen der sogenannten Workarounds. Dies sind bewusste Abweichungen von vorgegebenen Standardprozessen bei der Systemnutzung, die im stressigen Klinikalltag weit verbreitet sind und weitreichende Konsequenzen für die Patientensicherheit sowie die Organisation haben können.

Workarounds als Bewältigungsstrategie bei mentaler Überlastung

In der Intensivmedizin navigieren Ärzt:innen und Pflegende täglich durch komplexe Informationsfluten und stehen unter enormem Zeitdruck. Die Studie zeigt, dass Workarounds (wie z. B. verzögerte oder unvollständige Dokumentationen) oft nicht nur aus technischen Mängeln resultieren, sondern als Mittel zur Bewältigung von mentaler Überlastung eingesetzt werden. Basierend auf der Conservation of Resources (COR) Theorie argumentieren die Autor:innen, dass Mitarbeitende versuchen, ihre begrenzten kognitiven Ressourcen zu schützen, indem sie scheinbar „unnötige“ oder aufwendige Systemschritte umgehen.

Der Teufelskreis: Wenn Schutzmechanismen kollabieren

Das zentrale Ergebnis der Untersuchung ist die Identifizierung eines gefährlichen Abwärtszyklus. Informationssysteme in der Intensivmedizin sind oft so gestaltet, dass sie dem Personal Orientierung geben und Komplexität reduzieren, etwa durch rollenspezifische Ansichten (Pflegekräfte sehen nur, was für sie relevant ist), schrittweise Dokumentationsführung (das System zeigt, was als nächstes kommt) oder klare Eskalationswege (bei Unsicherheit ist definiert, wen man fragt). Diese Strukturierungshilfen sollen verhindern, dass Mitarbeitende ständig selbst entscheiden müssen, was gerade wichtig ist.

Werden diese Hilfen jedoch durch Workarounds umgangen, etwa weil jemand unter Zeitdruck Schritte überspringt oder Informationen an der falschen Stelle einträgt, bricht dieses Orientierungsgerüst zusammen. Die Folge: Kolleginnen und Kollegen in nachfolgenden Arbeitsschritten müssen mehr nachfragen, selbst suchen und doppelt prüfen. Die kognitive Last für das Team steigt, was wiederum zu weiteren Workarounds führt. Dieser als „Verlustspirale“ bekannte Effekt gefährdet langfristig nicht nur die Patientensicherheit, sondern auch das Wohlbefinden des Personals und die Datenqualität für Forschung und Abrechnung.

Ausblick: Wege zu kognitiv nachhaltigen Technologien

Die Studie macht deutlich, dass es nicht ausreicht, lediglich isolierte technische Fehler („Technology Misfits“) zu beheben. Stattdessen sind systemische Interventionen erforderlich. Zukünftige Entwicklungen im Bereich digitaler Gesundheitstechnologien müssen darauf abzielen, „kognitiv nachhaltig“ zu sein. Das bedeutet:

• Design für Aufmerksamkeit: Systeme müssen die kollektive Aufmerksamkeit gezielt steuern und entlasten, anstatt sie durch Komplexität zu binden.
• Anpassung der Arbeitslast: Die Neugestaltung von Workflows muss die psychologischen Ressourcen der Nutzer:innen in den Mittelpunkt stellen.
• Resiliente Kontrollen: Aufmerksamkeitskontrollen sollten so gestaltet sein, dass sie auch unter Stress stabil bleiben und nicht als Hindernis wahrgenommen werden.

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